企業や事業を営んでいる人にとって、領収書は経費精算のための重要な書類です。これまで領収書を紛失してしまった経験があるという人も少なくありません。ここでは領収書の再発行は本当に義務付けられているのか、また、依頼があった際にどのように対応するのかについて解説をしていきます。
領収書の再発行は義務付けられていない
領収書をなくしてしまった場合、再発行を取引先にお願いするケースがあります。ただ民法上では、領収書の発行自体義務がありますが、紛失したときの再発行は義務とはなっていません。
再発行できるかどうかは、発行者の判断によるものとなっていますが、大半は断られるケースが多いのが実情です。
再発行が断られる理由として、手間が余分にかかるということ、二重発行により不正計上のリスクが考えられる、再発行を行う場合にも収入印紙が必要となるなどがあります。
ただし、初回の領収書に不備がある場合は、書類そのものに問題があるため、速やかに発行しなければならないこととなっています。
領収書を再発行してほしいと依頼があった際の対応
仮に取引先などから再発行してもらいたいと依頼があった場合、どのように対応すればよいのでしょうか？
いくつかの対応方法があるので、それぞれ見ていきましょう。
再発行は行わない
前述したとおり、再発行は義務ではないという点を理解しておきましょう。領収書は、受け取った人が適切に保存する義務があるため、再発行の拒否も可能です。領収書は一度のみの発行であることを、あらかじめ伝えておくのが無難です。
領収書の備考欄に、再発行は承っていない旨を記載しておくと、断りやすいです。
二重に発行することにより、不正計上のリスクもあるため、紛失などによる再発行は簡単に引き受けない方が得策です。
支払明細書を提案する
領収書を再発行してほしいと相談があった場合は、支払明細書を代わりに使うよう提案してみるのもよい方法です。
再発行がどうしても必要な時
取引先との兼ね合いでは、再発行を求められると断れないケースも出てきます。そのような場合では、次の点に気をつけるようにしましょう。
まず一つは、再発行したものであることを領収書に明記するという点です。これが記載されていれば、失くしてしまった領収書が見つかった場合でも適切に処理することができます。
また再発行することになった経緯を記録しましょう。いつ依頼があったのか、理由などを記録します。
そして、紛失した領収書が後で見つかった場合は、見つかり次第即回収しておきます。
まとめ
ここまで領収書の再発行に焦点を当て解説をしてきました。取引先から依頼があっても、絶対に発行しなければならないわけではありません。とはいえ、再発行しなければならないケースもなかには生じるため、その際はここで記載した内容を参考に、不正利用のリスクを回避しつつ対応しましょう。