業務効率化を図るにはどうすればよい？手順について解説

現在勤めている会社で、全社的に業務効率化の指示が出ているという人も多いのではないでしょうか？業務効率化は業務のムダをなくして、生産性を高めていく動きで、これが実現することで会社全体の売上アップやコスト削減にもつながっていきます。ここでは、業務効率化を図る方法に焦点を当て、解説をしていきます。

業務効率化を図る方法・手順

業務効率化を図るためには、いくつかの手順を踏んでいく必要があります。順を追って解説をしていきます。

まずは、業務の全体を俯瞰して見ることが大切になります。普段行っている業務のなかで、ムダだと思う場面を想像してみましょう。

例えば、定期的に行われる会議です。そもそも会議を行わなくても、チャットやメールで連絡していれば、会議自体必要ないかもしれません。

また事務的な作業も、前任者から引き継いだ方法で本当によいのか見直してもよいでしょう。引き継いだ業務が正しいやり方だとは限らないからです。

日常的に行っている業務の中で、時間がかかりすぎる業務やそもそもやる必要がない業務などを思い起こしてみましょう。

次のステップは、課題・問題点の洗い出しです。

例えば、同じ作業が何度も発生していたり、必要ない作業が多かったり、他のメンバーも同じ作業をしていたりしていると、無駄な業務であるといえるでしょう。

また、計画に対して実情が全く異なっており、かけた人員の能力に対して、到底目標達成ができそうもない計画を立てているというのも問題です。

行っている業務の中で、無理があることやムラがあること、無駄なことについて徹底的に洗い出してみましょう。

課題の洗い出しができたら、改善案を検討します。改善案を出す場合には、多くのメンバーでフローを見直すことが大切になります。細かなタスクも確認しながら、改善案の案出しと共有をしましょう。

改善案が固まったら、実行に移します。ここでは、出た改善案の中でも、優先順位の高いものから着手するほうが効果的です。タスクをしっかりと管理しながら、進めていきましょう。

最後に改善案が実際にどうだったのか、効果検証を行います。ただ改善案を元に実施するだけでは成果にはつながっていきません。実施してどうだったのか、結果について追いかけ検証を行いましょう。この結果によって、次の施策のヒントになり、さらなる業務効率化につながっていきます。

ここまで業務効率化に焦点を当て解説をしてきました。業務効率化は多くの企業で重要視されていますが、正しい手順を踏まないと、業務効率化の実現は難しい実情があります。業務効率化の正しいステップを踏み、しっかりと結果の検証まで行うことで、さらなる業務効率化へとつなげることが可能になります。