書類保管サービスを利用するメリットは？おすすめのサービス５選
企業が事業を継続する限り、保管しなければならない書類日々増えていきます。企業のなかには、保管するスペースが十分にないケースもあり、保管に困っているという企業が多いのも実情です。企業の書類を外部に保管してもらえるサービスを活用すれば、煩雑な書類の管理から解放されるためおすすめです。ここでは、書類保管サービスを利用するメリットや外部の書類保管サービスについて、おすすめのサービスを５つピックアップし紹介していきます。
書類保管サービスを利用するメリット
書類保管サービスには、大きく３つのメリットがあります。
WEBで書類を探せる
書類保管サービスの多くは、保管している書類をシステム上で管理しています。そのため、ネットワークを活用して検索すれば、スムーズに必要な書類を取り出すことが可能です。
書類の配送をWEBから行える
配送してもらいたい書類があれば、WEBで申請することで出庫・配送が可能です。手作業で探す必要はありません。
安全に破棄できる
保管期限が過ぎた書類は破棄する必要がありますが、機密情報が記載されている書類の破棄も安全に行えます。
書類保管サービスを提供している業者5選
ここからは、書類保管サービスを提供している業者を5つピックアップしましたので、紹介していきます。それぞれ特徴について見ていきましょう。
クラウンレコードマネジメント
東京都に所在するこちらの会社は、書類保管サービスや文書保管のサービスを展開している企業です。紙文書も電子文書も、容易に管理することが可能です。
会社にある膨大な書類を施設に移動する場合は、大変な作業のように思えますが、設備が整った保管施設と運搬するための車両を用意してもらえるため、安心して保管してもらうことが可能です。
管理している文書は、文書管理を専門とするレコードセンターに保管されます。防犯対策もしっかりと行われおり、外部から不審者の侵入を許しません。
デジ倉
デジ倉では、保管の方法を文書によって変えることができるという点が大きな特徴です。例えば、機密文書など重要な書類は文書保管箱に格納し、その他重要度の低い書類はファイルに入れて管理することができます。
また、保管から廃棄までの一連をワンストップで対応してもらえるのも特徴の一つです。
書類保管.com
書類保管.comでは、小ロットの書類も対応しており、１箱から預けることが可能です。特に中小企業や個人事業主に向いているサービスといえるでしょう。
また月額の保管料も安く、一箱あたり100円となっています。小ロットの保管は一般的に割高になりがちですが、書類保管.comでは割高になることなく、少ない書類でも低価格で利用することが可能です。
旭倉庫
旭倉庫では、企業が膨大な書類の保管に困っているのをフォローするため、外注化することで多くのメリットを享受できるサービスが充実しています。
書類は自社で運ぶ必要はなく、引き取ってもらうことができます。また、WEB上やメールなどで、オーダーが簡単にできるため便利です。
保管する倉庫は耐震・耐火設計のため、万が一のことがあっても安心です。
丸八倉庫
丸八倉庫では、自社が保有している格納倉庫を保有しており、クライアントの企業の大切な書類を保管しています。
また、保管している文書については、月末に在庫表や保存期日、指定廃棄日をチェックしてもらえるため、自社で特別に管理する必要はありません。
また、倉庫では温熱感知器を設置しているため、万が一火災の恐れがある場合でもいち早く異変に気付けます。また、クライアントの担当者が実際に倉庫に赴き、書類の保管状況を確認することも可能です。
まとめ
ここまで書類保管サービスを利用するメリットやおすすめのサービスについて紹介してきました。書類保管サービスは、業者によって特徴はさまざまで、自社にとって何を重視するのかという観点で選ぶと失敗がありません。それぞれの業者の特徴を理解し、価格も見ながら、自社にとって使い勝手のよいサービスを利用しましょう。