近年、企業においてペーパーレスが叫ばれており、さまざまな書類が電子化されつつあり、納品書も例外ではありません。2022年1月に電子帳簿保存法が改正され、書類の電子保存が緩和し、電子化しやすい状況になりました。ここでは、納品書を電子化するメリットについて解説します。
納品書を電子化するメリットとは？
納品書の電子化にはどのようなメリットがあるのでしょうか？それぞれ解説します。
業務効率化を図れる
納品書などさまざまな書類をすべて紙ベースで保存すると、膨大な数になります。また、書類が多くなれば多くなるほど、取り出しにくくもなります。電子化して保存することで、すぐに検索して取り出すことができるため、探す時間を削減できるといったメリットがあります。
コスト削減につながる
紙媒体の資料を保存すると、保管するスペースが必要となり場所を確保するために費用がかかります。また紙の印刷コストも無視できません。納品書を電子化できれば、大幅なコストカットが見込めます。
紛失や劣化などが避けられる
納品書などの書類を紙で保管すると、誤って廃棄してしまうケースもあります。書類が増え続けることで、それだけ紛失のリスクは高まります。納品書を電子化できれば、このようなリスクを回避できます。また紙はどうしても時間がたてば劣化してしまいます。電子データであれば、劣化などの心配からも解放され、いつでも綺麗な状態で書類を閲覧することが可能です。
まとめ
ここまで、納品書の電子化のメリットについて解説しました。従来の紙で管理を行っていると、さまざまなリスクが生じます。電子化を行うことで、探す手間も省け紛失のリスクからも解放されます。これまで紙で納品書を管理していた人は、是非電子化を検討してみましょう。