仕事をしていると、さまざまな書類を扱います。なかには、機密文書など外部へ流出してしまうと危険な書類なども存在します。そのような中、書類を誤って紛失してしまったという経験がある人も中にはいるでしょう。ここでは、書類を紛失してしまった際にとるべき対策について解説をしていきます。
書類を紛失した際にとるべき対策とは？
誤って書類を紛失してしまった場合にとるべき対策について見ていきましょう。
上司へ報告する
まずは、上司に紛失してしまったことを正直に報告しましょう。紛失したことで叱責されることを恐れてしまうかもしれませんが、部内の上長に報告しなければ、被害が大きくなる可能性もあります。
紛失した経緯について検証する
書類を紛失したのが、いつ、どこで、どのように紛失したのかを明らかにしましょう。これらをしっかりと検証することで、発見の可能性が高まります。
また、紛失が発覚した経緯や紛失によってどのような影響があるのかについてもはっきりとさせましょう。
書類を探す
先ほど検証した内容をもとに、実際に書類を探します。書類がありそうな箇所はもちろんのこと、そこにはないだろうと思える箇所までくまなく探しましょう。他のメンバーにも協力を仰ぐのもよいです。
バックアップデータを確認する
書類を探しても見つからない場合は、バックアップのデータの有無を確認します。データがもし残っていれば、再度作成しましょう。バックアップが残っていなければ、完全紛失とみなします。
関係各所へ謝罪を行う
書類を紛失したことによって被害を被った人に対して謝罪を行いましょう。謝罪と合わせて、今後同じことが起きないよう再発防止策についても伝えます。
まとめ
ここまで、書類紛失をした場合にとるべき対策について解説をしてきました。書類の紛失はできれば避けるべきですが、誤って紛失してしまった際は、しかるべき対処を行う必要があります。ここで紹介した内容を参考に、必要な対策を講じましょう。