普段仕事をしていて、メールが届いているにも関わらず見落としてしまい返信を怠ってしまった経験があるという人も多いのではないでしょうか？ここでは、メール見落としにおける有効な対策方法について解説をしていきます。
メール見落としを防止する有効な対策
メール見落としを防ぐために有効な対策がいくつかあります。それぞれ解説をしていきます。
フォルダへの自動振り分け設定を行う
受信したメールを整理するというのは、メール見落とし防止につながります。社内の部署ごとや取引先ごとに受信時に自動的にフォルダに入るよう分けておけば、見落としが少なくなります。
自動振り分け設定は、こまめにチェックするようにしましょう。
メールを確認する時間を確保する
メールは仕事をしている間届き続けます。この時間は絶対にメールを見るという時間を確保しておけば、見落としが少なくなります。ある程度時間を設けてメールチェックの時間を確保しましょう。
件名を明瞭にする
メールには件名がついて届きます。どのような内容についてのメールなのか、開封しなくてもわかり、案件について思い出すことができます。件名は内容についてわかりやすいものを設定してメールのやり取りをするようにしましょう。
メール以外のツールを使う
メールはこまめな確認が必要となり、返信をもらえるまで時間がある程度かかるケースがあります。そのような場合は、ビジネスチャットを活用するのがおすすめです。これを利用することで、社内や取引先の人とスピーディーなやりとりが可能になります。
チャットを導入することでメールの件数が減り、見落としも少なくなることが期待できます。
まとめ
ここまでメール見落としの対策方法について解説をしてきました。メールは日々仕事をしていると頻繁に届くため、どうしても見落としが発生しやすい特性があります。ここで紹介した内容を参考に、メール見落とし対策を講じてみましょう。