文書管理システム、というものが存在します。これは、何のために存在しているのでしょうか。
文書管理システムは、社内に大量にある電子化された文書を、一括で簡単に管理するためのシステムのことです。文書管理とは、文書の保管、保存、活用、廃棄、というサイクルのことを言い、文書管理システムを使えば、とても簡単に、文書管理を行うことができます。
文書管理システムには、様々な機能が搭載されており、文書登録、文書検索、バージョン管理、セキュリティ、ワークフローなどを使うことができます。スマートフォンでも使うことができるものが多く、いつでもどこでも文書を確認することができる、というのが大きなメリットであると言えるでしょう。
文書を電子保存するに当たって、気をつけなければ行けない点がいくつかあります。まず、改竄に気をつける、ということ、それから、しっかりと保管期間を守ること、です。
