従来のビジネスシーンでは、紙媒体の書類を大量に扱っており、問題視されていました。近年は、働き方改革の一環として、ペーパーレス化が叫ばれています。ここでは、ペーパーレス化とはどういったことを指すのか、ペーパーレス化を実現することで得られるメリットについて解説をしていきます。
ペーパーレス化とはどういうこと？
ペーパーレス化とは、会社などで扱う書類を電子化して活用・保存などを行うことを指します。
書類を電子化するとはどういったことなのかというと、紙媒体の文書をスキャンしてPDFにしてあげることで電子化文書へと変わります。また、ワードやエクセルで作成した書類を紙で出力するのではなく、データで扱うのもペーパーレス化の一つです。
わざわざ紙に出力して資料を確認するのではなく、PCやタブレットなどの端末上で確認すれば、無駄な紙を使わなくてすみます。
ペーパーレス化の浸透は、ビジネスシーンだけにとどまらず、世間一般でも広まりつつあります。具体例としては、電子書籍などがあり、多くの人に受け入れられています。
ペーパーレス化の実現で得られるメリット
ペーパーレス化を実現することで、多くのメリットを享受することができます。それぞれ解説をしていきます。
文書管理がしやすくなる
紙の書類を扱っていると、しばしばどこに置いたのかわからなくなってしまった経験はないでしょうか？必要な書類を探す場合、さまざまなファイルなどを開いて探す作業が必要になり、手間がかかります。
電子化された文書ではこうした問題は解決できます。PC上で所定の場所に文書を保管すれば、すぐにアクセスすることが可能です。
保管スペースを取らなくてもよくなる
紙の書類をためておくと、保管するスペースが必要になります。会社で書庫などがある場合でも、スペースに限りがあるため年数がたつにつれて、膨大な量になります。
文書を電子化してしまえば、保管スペースの問題も起きません。
印刷代や紙代のコスト削減につながる
PCで作成した資料を印刷すれば、印刷代や紙代がかかります。会社には業務用の複合機が設置されていることも多いですが、多くの人が利用するとそれだけ費用も大きくなります。
ペーパーレス化できれば、このような費用がかからないため、ランニングコストの削減につがなります。
まとめ
ここまで、ペーパーレス化について解説してきました。ビジネスにおいては、資源である紙をなるべく使わず、電子データで扱うことで、コストの削減などにつながっていきます。ペーパーレス化には多くのメリットがあるため、個人個人で普段から意識してみましょう。